Инвентаризация — это плановое или внеплановое мероприятие по проверке и фиксации фактических остатков материальных ценностей на складе с целью выявления соответствия реальных количеств данным учёта. Хотя определение звучит сухо, суть процесса гораздо глубже, чем просто пересчёт коробок: его можно и нужно использовать как инструмент контроля за сохранностью имущества.

Это способ выявления проблем в организации бухгалтерского и складского учёта, возможность оптимизировать использование складского оборудования и пространства, а также оценка компетентности руководства склада и подчинённых сотрудников.

Плюсы

Грамотно проведённая инвентаризация даёт руководителю сразу несколько преимуществ:

• Достоверные данные о фактических остатках ТМЦ — реальное количество товара в отличие от данных, записанных в системе учёта.
• Контроль качества и сроков — проверка целостности упаковки, фиксация сроков годности, обнаружение повреждений и брака товаров.
• Оценка работы персонала по сохранности ТМЦ — отношение сотрудников к хранению товара, проблемы с организацией рабочих процессов, уровень компетенции руководства склада.
• Качество ведения учёта — выявление ошибок в первичных документах, своевременность и достоверность отражения движения ТМЦ.
• Выявление неиспользуемых ТМЦ — определение по внешнему признаку неликвидных товаров и закупленных, но неиспользуемых ценностей.

Минусы

При этом важно трезво оценивать издержки процесса:

• Сбои в работе — возможная остановка приёмки, отгрузки и выдачи товаров со склада (в зависимости от типа инвентаризации).
• Привлечение дополнительных ресурсов — потребность в персонале для пересчёта, отвлечение сотрудников из других подразделений и рост нагрузки на остальных, трудозатраты на подготовку и организацию.
• Отвлечение на решение выявленных проблем — установление причин расхождений (расследование), поиск причин потерь и хищений, возможные конфликты при определении виновных, корректировка операций в учёте.

В зависимости от объёма и периодичности проведения различают четыре основных вида.

Полная инвентаризация — проверка наличия всех ТМЦ на складе, производстве и в офисе. Проводится в конце отчётного периода (квартал, год), при смене материально-ответственного лица, при подготовке к продаже, банкротству или ликвидации организации, а также при обнаружении значительных расхождений между учётными и фактическими данными. Даёт полную и достоверную картину остатков, но требует максимальных временных и трудовых затрат.

Выборочная инвентаризация — проверка наличия определённого вида товаров. Проводится при выявлении недостачи или излишков и для проверки отдельных видов товаров. Не требует больших затрат времени и ресурсов, но не даёт полной картины остатков.

Частичная инвентаризация — проверка наличия товаров, находящихся в определённых местах или относящихся к определённым категориям: отдельных категорий товаров, отдельного стеллажа, зоны или склада/подразделения. Её особенность в том, что она может проводиться без остановки общей деятельности склада или производства.

Циклическая инвентаризация — регулярная повторная проверка товаров в определённом цикле, равномерно распределённая по зонам хранения и во времени. Применяется для постоянного контроля остатков на складах с большим ассортиментом. Не требует остановки работы склада, обеспечивает равномерное распределение нагрузки и постоянный контроль над остатками, но не даёт полной картины остатков и связана с постоянными временными и трудовыми затратами.

Определение реальных остатков и их стоимости. Инвентаризация позволяет узнать точное количество каждого товара, его состояние и реальные сроки годности, определить общую стоимость ТМЦ, выявить расхождения между учётом и фактическим наличием и составить достоверный баланс активов организации. В итоге финансовая отчётность основывается на реальных данных.

Наведение порядка на складе. В ходе инвентаризации удаётся систематизировать размещение товара, консолидировать товары одного вида в одном месте, уплотнить хранение и освободить пространство. В итоге улучшаются складские процессы размещения и хранения, оптимизируется использование складского пространства.

Выявление и корректировка ошибок бухгалтерского и складского учёта. Инвентаризация помогает обнаружить ошибки в первичных документах, выявить и исправить неправильно отражённые поступления и выбытия ТМЦ и получить достоверные результаты для отчётности и управленческих решений. В итоге учётная система становится инструментом управления, а не источником недостоверной информации.

Оценка качества управления на складе. Инвентаризация показывает отношение персонала к сохранности товара, степень организованности руководства работой склада, компетентность в ведении учёта и уровень исполнительской дисциплины команды. В итоге появляется информация для управленческих решений о перестановках и переподготовке персонала.

Проведение инвентаризации подразделяется на несколько этапов.

Этап 1. Подготовительный

На подготовительном этапе назначают комиссию и определяют ответственных: издают приказ о проведении инвентаризации, назначают председателя и членов комиссии, а также ответственных за идентификацию товара и за занесение данных по итогам пересчёта. Количество членов комиссии зависит от ассортимента, количества товаров и сроков проведения.
Параллельно в учёте отражают все первичные документы по движению товара — все поступления и отгрузки (выдачи) до начала инвентаризации. Затем готовят инвентаризационные ведомости с указанием артикула, наименования и единицы измерения, предусматривают графы для фактического количества и замечаний (количество по учёту в ведомости не указывается) и при необходимости разделяют ведомости по участкам склада.

Этап 2. Проведение инструктажа

Перед началом работ проводят инструктаж комиссии: объясняют цели и задачи инвентаризации, показывают правильную методику пересчёта и заполнения ведомостей, распределяют участки склада между членами комиссии, определяют порядок перемещения по складу, устанавливают время начала и окончания работ и уточняют, кому сдаются заполненные ведомости.
Отдельно разъясняют особенности пересчёта: как считать товар в упаковке (коробки, комплекты, паллеты) и как действовать при обнаружении повреждений или просрочки.

Этап 3. Проведение пересчёта

Пересчёт выполняют одним из двух способов. Ручной способ — визуальный или с использованием механизированных счётных средств с фиксацией данных вручную в ведомостях; он прост в организации, но подходит для небольших складов. Использование терминала сбора данных — считывание штрих-кодов портативными сканерами с автоматической передачей данных в систему; это минимизирует ошибки ввода и ускоряет обработку, но подходит для складов, где товар учитывается по штрих-кодам.

Сам пересчёт ведут по строгому порядку:

• определить место начала пересчёта и двигаться последовательно от одной секции и стеллажа к другому, проходя все ярусы сверху вниз или наоборот и не пропуская ни один товар;
• товар для штучного пересчёта перемещать из ячеек и возвращать обратно после подсчёта;
• считать тщательно и без спешки, при сомнениях — пересчитывать ещё раз, данные заносить разборчиво;
• фиксировать реальное количество и состояние упаковки, отмечая видимые дефекты и повреждения;
• для идентификации товаров привлекать назначенного сотрудника;
• если инвентаризация идёт без остановки склада (отгрузка продолжается) — маркировать просчитанный товар стикерами, маркером или краской-спреем.

Важно: товары, выданные для отгрузки, не участвуют в пересчёте и должны находиться отдельно.

После пересчёта проверяют правильность и полноту заполнения ведомостей (в каждой указывают время, дату и Ф. И. О. проводившего пересчёт) и сдают их ответственному лицу. По позициям с расхождениями организуют повторный пересчёт другими сотрудниками и повторный осмотр места хранения; при повторном расхождении пересчёт выполняет председатель комиссии, а также проверяются документы — возможно, ошибка в учёте, а не в количестве товара.

Единицы измерения и кратность упаковки. Перед инвентаризацией уточните в системе учёта единицы измерения каждого товара и при несоответствии переведите их в нужные (например, коробки — в штуки по количеству в коробке). Комиссию инструктируют пересчитывать товар в учётной единице, а при расхождении единиц в ведомости и на маркировке — сообщать председателю. Типичные примеры расхождений: товар в учёте отражён в штуках, а на складе хранится в упаковках по 10 шт.; ткань в учёте — в метрах, а пересчитывается в рулонах; комплекты учитываются как единицы, а товар в них считается поштучно.

Партионный и серийный учёт. Некоторые товары требуют учёта по партиям или серийным номерам — особенно ценные вещи, запчасти и техника. По каждой номенклатуре фиксируют номер партии (если партий несколько), серийные номера, дату производства и страну происхождения при необходимости.
Пример: «Ноутбуки Huawei, партия №C-2024, серийные номера: HN12345, HN12346 — всего 2 шт.»

Проверка сроков годности. Зафиксируйте дату истечения срока годности, отдельно отметьте товар с истёкшим сроком и обозначьте позиции, срок которых истекает в ближайшее время.

Закрытые и открытые упаковки. Количество в запечатанных коробах считают по наклейке, если маркировка чёткая, а упаковка цела и не имеет следов вскрытия. Если маркировка размыта или неразборчива, короб повреждён или есть подозрение на недовес — его вскрывают и пересчитывают весь товар поштучно, фиксируя реальное количество. Уже вскрытые короба и упаковки всегда пересчитывают поштучно.

Пересчёт товара в паллетах. На полных запакованных паллетах пересчитывают количество коробов в штуки и сверяют с паллетным (упаковочным) листом, отмечают состояние паллеты (целая, повреждена, требует ремонта) и делают выборочную проверку: снимают верхний слой коробок и пересчитывают, проверяют боковые слои выборочно (например, каждый третий слой), убеждаются, что все коробки на месте и не повреждены. Если паллета частично разобрана, пересчитывают оставшиеся короба, проверяют их на повреждения и вскрытие, а вскрытые — пересчитывают поштучно.